1. Instruções para Solicitação de Pagamento de Contratos Continuados
Para um melhor acondicionamento eletrônico dos processos de solicitação de pagamento de contratos continuados, recomenda-se que a cada ano, seja aberto um processo principal para cada contrato, e seja relacionado a ele, todos os processos de solicitação de pagamento daquele ano.
1.1. Solicitação de Pagamento - organização processual
Para abertura do processo principal, recomenda-se utilizar os seguintes parâmetros:
- Interessados: Fiscais e Gestores dos Contratos;
- Tipo de Processo: Financeiro: Execução Financeira;
- Assunto: Processo Principal 2024 - Serviços de Copeiragem – Nome da Empresa – IFSP-Campus Sertãozinho - Processo Original: 23309.000762.2022-61 – Pregão 07331/XXXX
- Nível de Acesso: Público;
- Setor de Criação: Setor do Solicitante.
O processo original é o processo de licitação do contrato continuado. Após a abertura do processo principal, o solicitante do pagamento deve relacioná-lo ao processo original. Esta prática resultará na seguinte organização no SUAP:
1.2. Solicitação de Pagamento – abertura do processo
Para solicitação de pagamento de contratos continuados, é necessário abrir um processo no SUAP, e recomenda-se os seguintes parâmetros:
- Interessados: Fiscais e Gestores dos Contratos;
- Tipo de Processo: Financeiro: Execução Financeira;
- Assunto: Solicitação de Pagamento: Serviços de Copeiragem (Nome da Empresa) - Nota Fiscal nº xxxx – Competência agosto/2024 - IFSP-Campus Sertãozinho - Processo Principal: 23309.002371.2022-81.
- Nível de Acesso: Público;
- Setor de Criação: Setor do Solicitante.
O processo principal indicado no assunto, é o mesmo aberto no item Solicitação de Pagamento – organização processual. Após a abertura do processo de solicitação de pagamento, o solicitante deve relacioná-lo ao processo principal. Esta prática resultará na seguinte organização no SUAP:
Esse tipo de organização processual, se seguida ano a ano, permite encontrar rapidamente processos de anos diferentes que versem sobre a mesma despesa ou contrato, resultando na seguinte organização no SUAP:
1.3. Solicitação de Pagamento – documentos e ateste
Para a CCF-SRT os documentos necessários para pagamentos de contratos continuados são os abaixo relacionados e precisam minimamente indicar as seguintes informações:
- IMR - valor mensal do contrato, valor da glosa a ser realizada e o valor que a nota fiscal deve ser emitida;
- Nota Fiscal - as mesmas informações acima do IMR, além do número do contrato e da licitação;
- Ateste do Gestor do Contrato – constar que enquanto gestor do contrato 07/2024, atesto que os serviços de portaria, na competência de 12/2024, foram prestados para o IFSP-Campus Sertãozinho, estando apta para pagamento a nota fiscal nº 315, no valor bruto de R$ 7.875,32.
- Folha de Pagamento dos Funcionários.
1.4. Solicitação de Pagamento – prazo de envio para a CCF-SRT
De forma geral, os serviços de contratos continuados estão sujeitos a retenção de 3 tipos diferentes de imposto e cada um possui uma data de vencimento diferente, por isso, é imprescindível que o gestor do contrato envie cada processo de solicitação de pagamento devidamente instruído para a CCF-SRT até o dia 20 do mês subsequente ao da prestação do serviço, ou seja, para os serviços prestados do dia 01 ao dia 31 de março de 2024, o processo de solicitação de pagamento deve ser encaminhado para a CCF-SRT até a data de 20 de abril de 2024.
O atraso no envio dos processos para a CCF-SRT, poderá acarretar recolhimento atrasado dos impostos, o que gerará multas e juros que concorrerão por conta do agente que der causa ao atraso.
1.5. Solicitação de Pagamento – finalização do processo
Após os procedimentos de apropriação e de pagamento da nota fiscal, a CCF-SRT, devolverá o processo devidamente instruído para o solicitante do pagamento finalizá-lo.